OF/CFA : réussir la remontée des données analytiques 2025 | YMAG

Depuis l’entrée en vigueur de la loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel, les organismes de formation par apprentissage ont vu leur cadre comptable évoluer en profondeur. Une nouvelle exigence s’est imposée : la mise en place d’une comptabilité analytique, obligatoire depuis l’exercice 2020.

L’objectif ? Permettre à France compétences de réguler efficacement le marché de la formation en analysant les coûts réels supportés par les OF/CFA. Ces obligations prennent une forme concrète avec l’ouverture de la campagne 2025 au titre de l’exercice 2024.

Il n’y a pas encore de recette miracle pour, en un clic, transmettre vos données à France Compétences, mais un bon logiciel de gestion peut vous y aider.

Cet article décrypte les raisons d’être de ces remontées, les obligations, le calendrier, les étapes à suivre pour être conforme et celles qui peuvent être facilitées par votre logiciel de gestion.

Et en bonus, téléchargez notre check-list pour ne rien oublier !

Rappel du cadre réglementaire

La comptabilité analytique est désormais un pilier du pilotage économique des OF/CFA. Elle doit être transmise chaque année à France compétences, dans un format strictement défini.

L’arrêté ministériel du 30 mars 2023 en précise les modalités d’application. Il impose notamment :

• Une déclaration sur la base de l’année civile (1er janvier - 31 décembre), quel que soit l’exercice comptable de l’organisme.
• La production d’états analytiques réels et complets, sans retraitement budgétaire.
• La mise à disposition d’un compte de résultat analytique par certification, incluant les charges et les produits liés à l’apprentissage.

Une collecte de données pour piloter, réguler et anticiper

La remontée des données comptables et analytiques a une finalité bien précise : permettre une lecture fine et objective des coûts réels de la formation en apprentissage. Cette analyse contribue directement à plusieurs missions clés de France compétences :

1 - Appuyer les décisions internes de régulation

L’observation des coûts permet d’alimenter des arbitrages stratégiques en interne. Elle constitue une base d’analyse robuste pour :

• Élaborer des recommandations actualisées sur les Niveaux de Prise en Charge (NPEC), certification par certification ;
• Mesurer et comprendre les effets des mécanismes de péréquation, qui visent à assurer une redistribution équitable des financements entre les OF/CFA, en fonction de leurs spécificités économiques et territoriales.

Ces données offrent une visibilité d’ensemble mais aussi très opérationnelle pour ajuster les dispositifs de financement de façon cohérente avec la réalité de terrain.

2 - Fournir une vision économique à l’ensemble des acteurs du secteur
L’analyse des données collectées bénéficie également à l’écosystème élargi de la formation par apprentissage. En rendant les coûts visibles et comparables, France compétences fournit aux :

• Branches professionnelles, des repères pour calibrer leurs politiques de financement ;
• Réseaux des OF/CFA, des outils d’autoévaluation, d’analyse comparative et d’optimisation de leurs modèles économiques.

Ainsi, cette transparence des coûts devient un levier d’auto-régulation et de pilotage économique, au service d’une meilleure gouvernance collective.

3 - Alimenter le RUF – Rapport sur l’Usage des Fonds de la Formation Professionnelle

Le RUF est une synthèse annuelle qui capitalise sur les données remontées par les OF/CFA. Il dresse un état des lieux détaillé du coût de revient de l’apprentissage en France. Par exemple il nous indique qu’en 2023, ce coût s’élevait en moyenne à 8 596 € par apprenti, soit une hausse de 17 % par rapport à 2022.

Cette augmentation est multifactorielle et s’explique par :

• Une augmentation du nombre d’apprentis, avec des cohortes plus importantes à financer,
• Une élévation des exigences pédagogiques, en lien avec la montée en complexité des certifications préparées,
• Un renforcement des investissements structurels (équipements, digitalisation, ingénierie pédagogique…),
• Une augmentation des coûts liées aux ressources humaines à mobiliser et qui s’expliquent par la forte concurrence entre organisme pour recruter des formateurs, l’augmentation des dépenses liées à l’accompagnement…

Mais aussi par la spécificité de certains secteurs :

• Certaines formations techniques, comme la mécanique, la structure métallique, l’électricité ou l’électronique, affichent des coûts élevés liés à l’usage de plateaux techniques nécessitant de lourds investissements (et donc des dotations aux amortissements importantes).
• À l’inverse, des spécialités comme informatique, communication, gestion et finance présentent un coût proche de la moyenne, mais avec des amortissements élevés, ce qui suggère une autre structure de coût (équipements numériques, logiciels…).
• Enfin, des filières comme accueil, hôtellerie, tourisme présentent des coûts élevés malgré des amortissements faibles, ce qui peut s’expliquer par d'autres facteurs : encadrement renforcé, partenariats externes, ou localisation géographique.

💡Bon à savoir

Le RUF, grâce aux remontées des données analytiques des OF/CFA, permet ainsi une photographie précise des dynamiques économiques, tout en servant de base aux ajustements de politique publique.

Vers une régulation durable du coût de l’apprentissage

L’enjeu de cette observation systématisée va bien au-delà du simple exercice déclaratif. Elle vise à construire un référentiel économique fiable pour l’ensemble des acteurs de l’apprentissage :

• Adapter les politiques de financement au plus juste des besoins et des coûts réellement constatés,
• Comparer les modèles économiques des OF/CFA à l’échelle régionale, nationale ou par typologie d’établissement (public, privé, associatif…),
• Proposer des recommandations pertinentes aux branches professionnelles pour faire converger les pratiques, harmoniser les niveaux de prise en charge, ou encore accompagner les évolutions sectorielles.
• Pérenniser les modèles économiques et garantir une gestion responsable des fonds publics. À travers cette démarche, France compétences compte assumer pleinement son rôle de régulateur économique du marché de la formation professionnelle. L’objectif est clair : assurer la viabilité et l’efficacité du système de financement de l’apprentissage, tout en garantissant une transparence accrue dans l’usage des financements publics et mutualisés.

💡Notre conseil pour les OF et CFA

Faites de cette obligation de remontée de vos données analytiques plus qu’une contrainte réglementaire : réfléchissez-y comme un outil stratégique de pilotage à votre disposition pour anticiper et de dialoguer avec l’ensemble de vos partenaires dans le financement de l’apprentissage.

Campagne 2025 : calendrier et échéances clés

La campagne 2025, qui concerne les données de l’exercice 2024, est ouverte depuis le 22 avril 2025. Les organismes doivent déposer leur déclaration au plus tard le 31 juillet 2025 via la plateforme Karoussel.

Surtout n’attendez pas la dernière minute pour déclarer vos données, certaines étapes nécessitent une validation par France compétences pour pouvoir passer au bloc de données suivant.