Insight : 2 jours en immersion au cœur du club utilisateur "Sanitaire & social"

club utilisateur organisme de formation du sanitaire et social travaillant avec le logiciel de gestion YPAREO

Retour d'expérience du Regroupement qui s'est déroulé à l'IFRASS Toulouse 

Les 13 et 14 juin derniers, en notre qualité d'éditeur du logiciel YPAREO, nous avons participé à un regroupement du club Utilisateurs « Sanitaire & Social » des organismes de formation ayant déployé notre solution de gestion au cœur de leur système d’information. Dans une ambiance sérieuse et détendue, cette réunion de travail organisée dans les locaux de l’IFRASS Toulouse a réuni pendant deux jours huit structures intervenant en formation dans ce secteur d’activité.

Il s’agissait de la troisième session de regroupement du club après Dijon et Marseille (en octobre 2018). Elle a permis de faire émerger de nouveaux besoins et attentes communs vis-à-vis des fonctionnalités et processus inhérents à l’ERP. Il s’agit là de l’essence même des Clubs Utilisateurs dont nous encourageons la création depuis de nombreuses années maintenant à travers de grands réseaux d’établissements de formation nationaux tels que l’UIMM ou encore le CCCA-BTP…

 

Les apports du Club Utilisateurs pour les centres de formation d'un même réseau : rappel

En 4 points, découvrez en quoi la constitution des clubs Utilisateurs mise en place par l'éditeur YMAG est bénéfique pour les structures de formation d’un même réseau :

  • Pour créer une dynamique de Groupe en partageant des enjeux communs et des retours d’expérience
  • Afin d'identifier des besoins communs de la communauté d’utilisateurs du secteur Sanitaire et Social
  • Pour profiter de temps d’échanges afin de détecter les axes d’amélioration de la solution
  • Afin d'enrichir les fonctionnalités métier du logiciel et l’expérience client en réponse aux besoins identifiés

 

Recenser, identifier et prioriser les besoins afin d’enrichir les fonctionnalités au service des établissements du Sanitaire et Social (#jour1)

themes evolution fonctionnalite logiciel YPAREO pour organisme de formation du sanitaire et social

Les différentes propositions des membres présents ont ensuite été passées en revue et classées selon leur type et leur importance. Un vote a permis de retenir 4 thématiques identifiées comme prioritaires :

  • La gestion de la relation client (GRC) dans un contexte qui se veut davantage concurrentiel,
  • Le planning et la gestion transverse des formations,
  • La traçabilité des actions dans l’application,
  • La gestion des Ressources Humaines et des Personnels dans YPAREO.

 

Mise en place d’ateliers de travail autour des 4 thématiques métiers retenues (#jour1)

En préambule d’un après-midi studieux, les deux intervenants YMAG ont rendu compte des décisions prises concernant les ateliers et demandes d’évolutions qui avaient été soumises à l’occasion du précédent rassemblement.

atelier de travail club utilisateur sanitaire et social logiciel gestion formation ypareo

Compte-rendu disponible sur la plateforme collaborative Loomio mise en place afin de permettre aux acteurs du Club de disposer d’un espace de travail collaboratif en ligne.

Particulièrement impliquées, la vingtaine de personnes réunies a été scindée en 4 ateliers afin de détailler les besoins métiers et les processus relatifs à chaque thématique. La proactivité de chacun a ainsi permis de déterminer le spectre fonctionnel et de produire des supports adéquats riches.

Enfin, pour clôturer cette première journée, YMAG a présenté son analyse des impacts de la réforme en cours de la formation professionnelle sur le logiciel.

 

Débriefing des demandes en évolutions et travaux de la veille (#jour2)

La seconde journée de travail a permis à nos deux collaborateurs (en leur qualité de chargé de relation client et d’ingénieur commercial) de dresser un bilan des réflexions et travaux menés la veille. Conformément à la méthodologie de projet retenue, il a été rappelé que les réponses apportées par les analystes informatiques d’YMAG seraient communiquées via la plateforme collaborative.

La deuxième partie de la matinée a été consacrée à un travail participatif autour du document issu de la précédente réunion, et ayant pour thème « le supplément au diplôme ». Cet échange a permis de s’assurer que les éléments en la possession de notre équipe d’experts étaient bien conformes aux attentes.

 

Date du prochain rendez-vous du Club utilisateurs YPAREO Sanitaire et Social ?

Il a été acté à cette occasion que l’IRTS Champagne-Ardenne accueillerait le quatrième Regroupement début novembre 2019 sous la forme d’ateliers d’échanges de pratiques dans le but d’améliorer l’utilisation de l’application YPAREO par les membres.

 

Nos remerciements à l’IFRASS Toulouse et à tous les organismes de formation présents

Nous tenons à réitérer nos remerciements à Monsieur Michel AUDOIRE, Directeur de l’IFRASS pour son accueil et à Pascal HUTTER (responsable informatique) pour la qualité de l’organisation et l’animation de ces deux journées de travail.

L’occasion de réaffirmer notre sollicitude à l'égard de l’ensemble des acteurs du Club pour leur temps et leur investissement.

  • L’IRTS Champagne-Ardenne
  • L’IRTESS Dijon
  • L’INSTITUT SAINT SIMON à Toulouse
  • L’IRTS PACA CORSE (et ses mots d’encouragements sur Twitter).
  • Le Ce.F / Centre de Formation au travail sanitaire et social de la Fondation John BOST à BERGERAC
  • FAIRE ESS (économie sociale et solidaire) à Montpellier
  • ISSM - Ecole Supérieure de Praxis Sociale à Mulhouse
  • ESTES (Ecole Supérieure en Travail Educatif et Social) à Strasbourg
  • L'Institut de Formation aux Métiers Éducatifs de Nîmes (IFME)
  • L'IRTS Nouvelle-Aquitaine

 

Pour conclure : 

« Enrichir la fonctionnalité au service de votre métier » : il s’agit là de l’ADN des Clubs Utilisateurs de solutions YMAG.

Outre les 4 axes de travail qui ont été retenus et approfondis à l’occasion de cette troisième session du Club, nous retenons également que les chantiers stratégiques que nous avons mis en œuvre afin d’adapter notre solution modulaire à la nouvelle articulation de la réforme de la formation s’inscrivent dans la feuille de route des établissements du sanitaire et social :

Gestion des concours, des candidats, modularisation, dématérialisation, digitalisation des flux, nouveau financement et facturation aux OPCO, etc..

Rendez-vous en novembre pour une rencontre placée sous le signe des "échanges de pratiques" et astuces pour une utilisation optimisée de l’outil...