Nul n’est besoin de présenter le « RGPD », nouveau règlement général sur la protection des données, constituant le texte de référence européen en matière de protection des données à caractère personnel dont la mise en application entrera en vigueur d’ici quelques jours, à compter du 25 mai 2018.
Les très nombreux traitements de données qui sont réalisés au quotidien par les établissements utilisant nos logiciels de gestion d'organisme de formation s’inscrivent de fait dans cette logique de transparence souhaitée par les instances Européennes.
Nous avons ainsi suivi les évolutions et la mise en œuvre du projet RGPD avec la plus grande attention et avons sollicité les services d’un avocat spécialisé pour rendre nos logiciels conformes au Règlement Général sur la Protection des Données.
Sécurité renforcée et anonymisation de données au sein de nos solutions logicielles
Les premiers travaux que nous avons réalisés au premier trimestre 2017 concernait la sécurisation de l’accès aux données de nos logiciels (chiffrement de mot de passe…), point crucial du nouveau règlement.
Nos équipes travaillent actuellement à la mise en œuvre d’une nouvelle fonctionnalité d’anonymisation de contact (apprenant, formateur…) qui va permettre aux structures de formation utilisant nos applications métiers de répondre aux dispositions de l’article 17 du règlement relatif au droit à l’effacement et à l’oubli.
RGPD : un impact non négligeable pour l’organisme de formation !
En effet, il incombera d'abord à l'organisme de formation de nommer un délégué à la protection des données (DPD) au sein de la structure.
Personne référente et compétente dont la tâche la plus ardue consistera à cartographier dans un registre ses traitements de données personnelles (collaborateurs, clients, apprenants…). Un travail qui peut s’avérer particulièrement lourd au regard de la quantité et de la variété de données traitées.
Mais aussi à assurer la gestion des risques sur les traitements susceptibles d’enfreindre les droits et libertés.
Mise à disposition d’un modèle de registre de traitement des données personnelles au format Excel
Afin d’accompagner nos plus de 1400 clients centres et organismes de formation utilisateurs dans cette fastidieuse entreprise, nous avons mis à leur disposition un modèle (non exhaustif) de registre des traitements au format Excel que nous avons diffusé via newsletter et déposé en page d’accueil de notre espace client.
Particulièrement dense et ouvert, il conviendra à chaque établissement de l’adapter selon son organisation et ses processus.
Vous souhaitant une bonne utilisation de notre support et une mise en œuvre réussie du RGPD.
Le saviez-vous ! YMAG est accompagnée par MyDigitplace, cabinet expert en RGPD et cybersécurité..