" YPAREO : une solution plus adaptée à l'avenir de notre Centre "
Utilisateur de l'ERP YPAREO depuis décembre 2011, le GICFO, ÉCOLE PROFESSIONNELLE DE LA CCI 33, est un centre de formation rattaché à la CCI de Bordeaux. Nous avons 41 années d’existence, 44 salariés, dont 10 formateurs en langues, un formateur en informatique et plus de 100 formateurs-consultants extérieurs.
Nous formons 11.000 salariés d’entreprises par an.
La formation continue en inter ou intra représente 85% de notre activité. Les 15% restants sont constitués de cycles longs en Contrat de Professionnalisation.
Nos formations sont organisées en 3 pôles :
- Pôle Tertiaire (Management, communication, efficacité professionnelle, ressources humaines, comptabilité-gestion, Juridique)
- Pôle Langues
- Pôle de formation en Sécurité
Je me suis occupé de l’équipe projet chargée du déploiement d’YPAREO à partir de fin 2011. La mise en production a été réalisée en avril 2012.
Pourquoi avez-vous choisi l'ERP YPAREO ?
Notre prestataire informatique précédent ne répondait plus à nos besoins, en particulier sur la gestion de la relation client (GRC). Nous recherchions un logiciel plus adapté à l’avenir de notre établissement. Suivre mieux nos prospects et clients, de la constitution de notre fichier de prospection au suivi des actions commerciales, était une de nos priorités. Les lenteurs des réponses de notre ancien prestataire étaient aussi un problème. Pour des modifications, même légères, nous devions attendre trop longtemps. Leurs priorités étaient certainement différentes, plus centrées autour de l’apprentissage. Sur la formation continue, nous avions du mal à nous retrouver : nous ne fonctionnons pas en groupe-classe !
Nous nous sommes renseignés auprès d’autres centres de formation, en particulier auprès d’un à Poitiers qui avait une activité centrée sur la professionnalisation et la formation continue. Ce centre de formation nous a présenté son organisation et son système d’information : YPAREO, capable de s’adapter à de nombreuses autres formes d’organisations. Nous avons consulté d’autres éditeurs mais leurs logiciels nécessitaient beaucoup trop de développements spécifiques pour être efficaces immédiatement.
Comment avez-vous été accompagnés par YMAG ?
L’accompagnement a été excellent. Nous avons réalisé une première phase de mise en adéquation pendant quelques semaines sur les points qui nous intéressaient. Nous avons pu ainsi réaliser une synthèse de nos besoins. Un consultant YMAG nous a présenté en vis-à-vis les possibilités du logiciel qui couvrait l’essentiel de nos besoins. L’achat a été validé. Les formations ont été lancées auprès d’un groupe projet de 4 personnes qui a ensuite a été chargé de dispenser la formation à tous les agents. Le déploiement général a été mené de janvier à avril 2012. Nous avons opté pour un déploiement intégral et simultané de tous les modules, pour que tout le monde bascule en même temps. Les tableaux de bord de gestion de l'activité ont été mis en place dans un second temps, ce qui nous a permis de nous concentrer sur la production et de présenter dans un temps très court un produit opérationnel à nos agents.
J’ajouterais que lorsque l’on pose une question au service après-vente d’YMAG, on obtient une réponse rapidement. Cela est primordial et a contribué fortement à la réussite du projet en donnant une image d’implication forte de l’éditeur auprès de nos agents.
Depuis, comment cela se passe-t-il ?
Cela fonctionne très bien. Nous avons été agréablement surpris par la convivialité d’YPAREO mais aussi par la traçabilité et le partage des données, y compris pour les commerciaux, et ce jusqu’aux tableaux de bord. La gestion des plannings est extrêmement performante. Nous avons constaté une amélioration de la productivité dans la réalisation de nos processus métiers mais aussi une appropriation rapide de l’outil.
Avez-vous d’autres projets ?
Le progiciel YPAREO nous permet de voir les marges de progression possibles. Nous travaillons actuellement à renforcer le lien avec les stagiaires et les entreprises via les portails NET-YPAREO avec, à la clé, des gains de temps pour les formateurs qui devraient être très importants.