Juridiquement reconnue, la signature numérique est un mécanisme qui permet de garantir l'intégrité d'un document électronique et d'en authentifier l'auteur, par analogie avec la signature manuscrite d'un document papier. Depuis la loi n°2000-230 du 13 mars 2000, la signature électronique dispose de la même force probante que la signature manuscrite. Il s’agit d’un système normé conforme à la réglementation eIDAS qui propose différents niveaux de signature.
Les signatures YMAG SIGN reposent sur la technologie et le savoir-faire de notre partenaire expert Oodrive sign, leader Français de la gestion des données sensibles.
Des fonctionnalités pour simplifier, accélérer et sécuriser la signature électronique du contrat d'apprentissage, des conventions de formation (et pas que...)
Interfacée dans l'environnement logiciel YPAREO, la signature numérique YPAREO SIGN permet d'accélérer et de simplifier le processus de contractualisation de document au sein des CFA et organismes de formation professionnelle équipés de notre solution.
Particulièrement ludique, l'expérience utilisateur offerte permet une appropriation par l'ensemble des acteurs (personnels du centre, entreprises, apprentis, tuteurs, entreprises et parents) à travers des fonctionnalités et outils numériques du quotidien.
En quelques clics, l'utilisateur YPAREO en charge de la gestion du dossier d'apprentissage d'un jeune adresse par email le contrat à signer aux différents interlocuteurs concernés. Les signataires valident le fichier PDF à signer à travers un système d’authentification par SMS qui permet de s’assurer de leur identité. Immédiatement, la copie du contrat signé par le destinataire est disponible, et dès lors que l’ensemble des parties a signé le contrat, la version finalisée est automatiquement adressée par courriel aux différents tiers.
Côté centre de formation, un tableau de bord de suivi permet de visualiser l’avancement des signatures et de paramétrer des relances automatiques de sorte que les tiers n’ayant pas encore signé le document soient alertés qu’il convient de le faire. Une fois le contrat signé par tous les tiers, le stockage dans la GED YPAREO est automatique, accompagné des éléments de preuve.
Dans YPAREO, quels documents contractuels sont concernés par la signature numérique YPAREO SIGN au sein du centre de formation ?
Nombreux sont les documents contractuels nécessitant une signature par un ou plusieurs tiers. L'environnement YPAREO dispose de la signature numérique pour les pièces suivantes :
- Le contrat d’apprentissage
- Le contrat de prestation formateur
- La convention de financement
- La convention de stage
- La convention d’aménagement de durée
- Tous les documents de fusion générés à destination des apprenants, entreprises et des personnels du centre de formation
- Les documents disponibles dans le vivier des candidats
Sachant que la liste de documents éligibles à la signature numérique est continuellement enrichie, au même titre que les fonctionnalités du module YPAREO SIGN dans leur ensemble qui évoluent à travers les mises à jour YPAREO.
Signature électronique : quels avantages et apports pour votre CFA ou Organisme de Formation ?
Nombreux sont les avantages liés à la mise en oeuvre de la digitalisation du processus de contractualisation au sein d'un établissement de formation.
- L'intégration native dans l'interface YPAREO permet une utilisation ultra efficiente et efficace de la fonctionnalité au quotidien
- Les temps administratifs de traitement sont considérablement réduits
- En distanciel comme en présentiel, le processus numérique simplifie la finalisation du contrat
- Les temps de traitement sont réduits et la gestion administrative fluidifiée avec la production facilitée des pièces légales
- Le stockage et le classement sont numériques, exit les impressions, le temps passé à scanner..
- La sécurité et la traçabilité sont optimales avec l'établissement de documents électroniques à la valeur probante
- Les gains économiques sont avérés (temps de traitement réduits, moins de consommables…)
- Le gain d’image est réel, votre centre renvoie une image de modernité, s’inscrit dans la mouvance zéro papier et améliore son empreinte carbone