Facturation PCA et FAE : la digitalisation au service de votre efficacité

La gestion comptable des PCA (Produits Constatés d’Avance) et FAE (Factures À Établir) représente un enjeu majeur pour les organismes de formation.

Avec la montée en puissance de la digitalisation et la pression croissante des exigences réglementaires, il devient indispensable d’automatiser ces mécanismes via des ERP spécialisés.

Qu’est-ce que les PCA et FAE en comptabilité des OF ?

Dans le contexte des organismes de formation, la gestion des PCA/FAE permet de respecter le principe de séparation des exercices :

• PCA (Produits Constatés d’Avance) : ce sont des produits comptabilisés avant la réalisation effective des prestations, par exemple lorsqu’une facture est émise en fin d’année pour une prestation à cheval sur deux exercices.
• FAE (Factures À Établir) : à l’inverse, il s’agit de prestations déjà réalisées mais pas encore facturées, qu’il faut pourtant rattacher à l’exercice concerné.

Ces écritures d’ajustement permettent une image fidèle du chiffre d’affaires, en cohérence avec les exigences de la DGEFP.

⚠️ Rappel des règles DGEFP

Le calcul débute au premier jour d’exécution du contrat (ou de la formation en cas d’entrée préalable). Exemple : un contrat qui débute le 28/09/2020 et se termine le 03/10/2021 sera financé sur 13 mois : du 28/09/20 au 27/09/21 (12 mois) et du 28/09/21 au 03/10/21 (1 mois).

Le dernier mois est considéré comme exécuté entièrement et tout mois débuté est dû.

Pourquoi le calcul automatique est devenu indispensable ?

Le principe de séparation des exercices comptables impose que chaque exercice soit traité de manière indépendante. Or, dans le cas des contrats d’apprentissage, le rythme de facturation (souvent 40 % – 30 % – 30 %) ne coïncide pas avec la réalité de l’exécution pédagogique, ni avec l’année civile sur laquelle repose l’exercice comptable.

Autrement dit, un organisme de formation peut facturer une prestation en 2025, alors qu’une partie de cette prestation s’exécute encore en 2026. Cela fausse l’image fidèle du chiffre d’affaires (CA) si aucune régularisation n’est faite.

C’est ici qu’interviennent les PCA et FAE, qui permettent de rattacher correctement les produits à l’exercice auquel ils appartiennent. Le calcul devient alors indispensable pour ventiler les montants sur la bonne période.

Une formule de calcul validée et éprouvée

YMAG a été impliquée dès les premières étapes de la mise en place de la facturation à l’initiative des OPCO. En tant que pilote et acteur engagé dans les ateliers de co-construction de la norme auprès de ces derniers, YMAG a collaboré étroitement avec le cabinet comptable ORCOM afin de définir les standards de facturation du secteur de la formation par apprentissage. Les règles de calcul du bilan comptable ont ainsi été validées et intégrées dans les logiciels YMAG.

Formule précise pour calculer le CA d’un exercice comptable

CA (exercice N) = PCA(N–1) – FAE(N–1) + Facturé(N) – PCA(N) + FAE(N)

Cette méthode permet de neutraliser les décalages temporels entre facturation, exécution pédagogique et exercice fiscal.

👉 À noter : dans les contrats d’apprentissage, les rythmes de facturation (40 % / 30 % / 30 %) ne correspondent pas aux périodes d’enseignement, ni à l’année civile. D’où la nécessité d’ajuster comptablement les montants.

💡Bon à savoir

Les obligations comptables des CFA/OFA ont fait l’objet d’un arrêté du 21 juillet 2020 (modifié par un arrêté du 30 mars 2023). La mise en place d’une comptabilité analytique est obligatoire et fait l'objet d'une déclaration annuelle à France compétences tous les ans.

Pourquoi opter pour une solution digitalisée ?

1. Automatisation des processus

Les logiciels spécialisés permettent d'automatiser la création, l'envoi et le suivi des factures. La dématérialisation réduit considérablement le temps passé sur ces tâches chronophages et permet d’accélérer les traitements. Par exemple, utiliser un logiciel de gestion pour facturer les formations par apprentissage permet :

• de traiter des volumes de factures plus conséquent
• d'accélérer le paiement par les financeurs OPCO
  
  

💡Bon à savoir

La télétransmission des factures aux OPCO est simplifiée :

• 11 OPCO accrochés à nos logiciels YMAG
• 3900 clés API générées via nos logiciels pour télétransmettre les factures apprentissages

2. Réduction des erreurs

Les logiciels de gestion minimisent les risques d'erreurs liées à la saisie manuelle. Ils garantissent également que toutes les mentions légales soient respectées.

3. Réduction de la charge administrative

En automatisant ces processus de facturation via un logiciel de gestion, un centre de formation par apprentissage récupère et contrôle automatiquement l’échéancier de facturation. Cela libère du temps pour se concentrer sur l'essentiel : la qualité pédagogique.

Une automatisation avec un logiciel de gestion, un gain de fiabilité

Bonne nouvelle pour les utilisateurs de l’ERP YPAREO ou du logiciel ORYZEA : le calcul automatique du rattachement du CA à l'exercice comptable.

Cela garantit une meilleure rigueur et limite les erreurs de saisie ou d’interprétation.

Il est également possible d’extraire les données depuis les logiciels via un fichier Excel structuré, qui peut ensuite être intégré dans un logiciel de comptabilité externe. Ce processus semi automatisé constitue déjà une avancée importante vers une comptabilité plus fluide et plus fiable.

💡Bon à savoir

Rétrospective des utilisateurs CFA/OFA sur les solutions logicielles d’YMAG (jusqu’au mois ‘avril 2025) :

• Plus de 3 millions de factures télétransmises
• Un total de 7 milliards d’euros facturé
• Plus de 520 000 contrats d’apprentissage facturés

Points d’attention

• Les assertions dans la qualification des données sont bien présentes, ce qui assure une extraction exhaustive des informations nécessaires.
• Il est impératif de mentionner le non-assujettissement à la TVA sur les factures liées à l’apprentissage, avec la bonne référence au Code Général des Impôts (CGI).
• Un mot-clé à retenir dans cette mécanique comptable : extourner, c’est-à-dire annuler ou corriger une écriture comptable sur un exercice précédent pour la rebasculer sur le bon exercice.

L’automatisation de la gestion des PCA et FAE à travers un logiciel dédié constitue une réponse concrète aux enjeux de conformité et de performance comptable des organismes de formation.

Les solutions YMAG actuellement disponibles offrent une gestion rigoureuse, alignée sur les exigences de la DGEFP, et continuent de s’enrichir grâce aux retours et aux demandes formulées par les utilisateurs.

Résultat : un gain de temps, une meilleure sérénité… et un pilotage financier plus précis et efficace.