Karoussel : la déclaration facilitée par votre outil de gestion

La campagne de déclaration des remontées analytiques 2025 est officiellement lancée depuis le 22 avril.

Elle concerne les données d’activité de l’exercice 2024, que les organismes doivent impérativement déclarer sur la plateforme Karoussel avant le 31 juillet 2025.

⚠️ Attention

Le processus de déclaration peut être progressif, certaines étapes nécessitant une validation préalable par France compétences avant de pouvoir accéder aux blocs suivants. Pour éviter tout blocage de dernière minute, il est fortement recommandé d’anticiper votre saisie. 

Voici les étapes clés à suivre pour une déclaration fluide et conforme.

Ouverture de la plateforme Karoussel : 22 avril 2025

Deux cas de figure :

Vous avez déjà un compte

Connectez-vous directement sur Karoussel et passez directement à la validation ou modification des données du bloc 1 « Données de l’organisme ».

Vous êtes un nouvel OF/CFA

Si vous êtes un nouvel OF/CFA ou que vous déclarez pour la première fois une activité en apprentissage, vous devrez d’abord créer un compte. Celui-ci devra être validé par France Compétences, pensez donc à la faire dès l’ouverture de la plateforme.

L’inscription des nouveaux OF-CFA se fait à partir du lien suivant et en complétant les informations demandées : Portail d’inscription Karoussel

Pour effectuer l’inscription, Il faut :

Être habilité par le représentant légal (ou une personne ayant délégation de pouvoir) de l’OF/CFA pour ouvrir un compte utilisateur sur la plateforme et disposer :  

• d’une adresse électronique  
• du numéro SIRET en vigueur pour l’organisme ou l’établissement
• du numéro de déclaration d’activité (NDA) de l’organisme

Il faut aussi pouvoir attester de la qualité du représentant légal (Kbis, Statut, PV d’AG, décret ou arrêté) et justifier l’existence de l’organisme (Avis de SIREN, récépissé du numéro de déclaration d’activité (NDA).

C’est à ce moment-là qu’il faut télécharger, remplir et faire signer la fiche d’habilitation pour désigner la personne en charge de gérer la plateforme Karoussel ainsi que les données qui y seront transmises.

Si le représentant légal ne peut la signer il faut prévoir de disposer d’une délégation de pouvoir pour signer l’habilitation.

💡Notre conseil

Cette toute première étape peut nécessiter un temps de traitement par France Compétences, avant que ne puissiez démarrer la saisie, anticipez votre inscription. Au besoin, faites un rétroplanning.

Compte Karoussel validé ou existant

Bloc 1 : données de l’organisme

C’est la validation des informations administratives de la structure, en amont de toute déclaration.

Si vous avez déjà un compte, pensez quand même à valider les informations ou à les modifier si besoin. Vous le savez déjà cette étape nécessite la validation par France Compétences qui peut prendre un peu de temps.

Préparation des données à l’aide de votre logiciel de gestion mai-juin 2025

Bloc 2 : Certifications dispensées et établissements

Votre logiciel de gestion a un rôle clé à jouer pour la mise à jour ou création du fichier des certifications qui servira de base à votre déclaration. Même si le transfert automatique vers Karoussel n’est pas encore possible, les solutions numériques peuvent :

• Extraire facilement les données analytiques,
• Générer des tableaux intermédiaires pour alimenter le fichier Excel,
• Assister à la consolidation des données par certification,
• Aider au choix de la clé de répartition via des simulations.

Si vous avez opté pour un logiciel de gestion à 360°, il vous permettra d’extraire facilement les données utiles (Liste des certifications, codes RNCP, niveau, UFA, NPEC appliqués…) pour compléter le fichier « Liste-certifications » à télécharger depuis Karoussel.

En fonction des données à extraire vous pourrez personnaliser votre requête et ça c’est du temps de gagné !

Ainsi grâce à votre logiciel de gestion, les données de votre activité se matérialiseront sur ce premier document qui une fois complété servira de base à la création du fichier « Déclaration » à déposer.

Généré automatiquement par la plateforme une fois les certifications saisies, ce dernier sera le reflet de votre activité et c’est sur ce recensement exhaustif des données que votre logiciel de gestion pourra vous faire gagner un temps précieux !

Si au contraire, vous avez optez pour un logiciel qui ne traite que la facturation ou la relation pédagogique, alors à vous les tableaux Excel et filtres à gogo !

Les clefs de répartition

Une fois cette extraction effectuée qu’il vous faudra réfléchir aux clefs de répartition que vous souhaitez affecter. En effet, selon que votre activité ne concerne que des groupes constitués d’apprentis ou des publics mixtes, les charges indirectes imputables n’ont pas le même impact et ne doivent pas être remontés de la même manière.

L’arrêté du 21 juillet 2020 définit le type de clef de répartition à utiliser qui peut être déterminé en fonction des effectifs propres à chaque activité, des mètres carrés occupés par ces activités, des heures de prestations réalisées, ou, à défaut, toute autre méthode dûment justifiée et documentée.

Le fichier « Déclaration » à déposer contient des onglets spécifiques à renseigner. Voici les principaux points de vigilance :

• Affectation réelle des charges et produits par certification. Si la certification est dispensée dans plusieurs UFA, les montants ne doivent faire l’objet d’aucune moyenne. La déclaration doit correspondre aux réalisés cumulés de tous les établissements.      
• Clé de répartition à choisir, doivent être définies en fonction de la composition des groupes. Il est conseillé de choisir une répartition par effectif si la mixité est importante (groupes avec des apprentis et des scolaires ou des stagiaires de la formation continue) ou par heures de formation si les groupes ne sont constitués que d’apprentis.

Ces données doivent refléter fidèlement la réalité 2024, et intégrer les régularisations d’années précédentes si nécessaire.

Les choix de clefs de répartition doivent être formalisés et renseignés dans l’onglet « Note explicative » au plus tard lors du dépôt des données sur Karoussel.

Bloc 3 : Données analytiques à transmettre et fichiers à joindre.

➡️ La saisie des données doit s'effectuer au plus tard début juillet 2025

Surtout n’attendez pas les derniers jours avant de les saisir ! Il faut prendre les devants en fonction de votre volume d’activité, tenir compte du fait qu’un problème technique ou d’indisponibilité de la plateforme en cas de forte affluence peut vous faire perdre du temps.

➡️ Transmission des fichiers et documents obligatoires au plus tard le 31 juillet 2025

A ce stade vous devez avoir rempli et fait signer l’attestation relative à la fiabilité des éléments comptables et analytiques, notamment si vous êtes un organisme public. Elle doit être établie par un comptable public, à défaut le représentant légal. France compétences a établi une trame d’attestation, disponible sur le site de France compétences. Pour les organismes du secteur privée, l’attestation doit être établie par un commissaire aux comptes, à défaut son expert-comptable.  

➡️ Les éléments expliquant le choix des clefs de répartition doivent être renseignés également.

💡Notre conseil

Donc au plus tard le 31 juillet 2025 vous devrez intégrer à la plateforme le fichier Excel final généré via Karoussel et complété par vos soins ainsi que les documents attendus.

✅ Lorsque vous aurez intégré le fichier vous verrez apparaitre un message de validation qui signifie que le fichier et les données sont bien conformes.

❌ En cas d’erreur dans les données transmises un message apparait en rouge et un fichier téléchargeable avec les cellules à corriger sera disponible. Une fois les données retravaillées, un nouveau dépôt est possible. C’est le dernier dépôt validé qui sera pris en compte par France Compétences.

⚠️ Il est fortement déconseillé d’attendre le 31 juillet pour intégrer les éléments à la plateforme qui peut être très sollicitée à la date de la clôture de la campagne. Prévoir c'est agir ! 

Des ressources pour vous accompagner

La campagne 2025 est bien plus qu’une formalité administrative : elle participe à une démarche structurante pour l’ensemble du secteur de l’apprentissage.

Si vous avez fait le bon choix d'une solution logicielle, en anticipant la saisie et en mobilisant les ressources disponibles, vous pourrez transformer cette obligation en levier d’analyse économique et de pilotage stratégique.

➕ Choisir un outil de gestion

➕ Lire le guide Karoussel

➕ Télécharger la check list de la campagne 2025 de la déclaration de la comptabilité analytique