Dans ce contexte, disposer d’un outil fiable pour planifier, suivre et ajuster le calendrier des formations devient indispensable.
C’est précisément ce dont nous allons parler aujourd’hui : disposer d’un véritable allié pour piloter avec précision le suivi des présences, optimiser les financements et sécuriser votre gestion.
Vous voulez comprendre comment ? Suivez le guide 📖
La réforme du financement de l’apprentissage prévue pour tous les contrats signés à partir du 1er juillet 2025 marque un tournant majeur pour les organismes de formation et les CFA. En instaurant un mode de calcul au jour près, elle bouleverse les habitudes de gestion, obligeant les acteurs du secteur à une rigueur nouvelle et à une capacité d’adaptation renforcée. Dans ce contexte exigeant, disposer d’un outil performant devient une nécessité stratégique. C’est précisément dans cette dynamique que s’inscrivent les solutions YMAG groupe SEPTEO, des logiciels de gestion de la formation professionnelle pensés pour l’agilité, la performance et la conformité.
Les financements liés aux contrats d’apprentissage ne seront plus calculés par mois, mais à la journée, en fonction des dates réelles de présence en formation. Un changement qui peut sembler anodin, mais qui aura des conséquences très concrètes sur votre chiffre d’affaires et la gestion administrative que vous devrez mettre en place pour optimiser les sources de financements.
Prenons un exemple simple : avec la règle du « prorata temporis » associée à celle du « tout mois entamé est dû », un contrat d’apprentissage financé pour 12 000 € annuels et qui s’exécuterait du 1er janvier au 2 août aurait précédemment été financé sur 8 mois complets et aurait permis au CFA signataire de percevoir 8 000 € ((12 000/12) * 8).
Dorénavant, ce même contrat donnera lieu à la perception d’un financement « proratisé en fonction du nombre de jours effectués dans le cadre du contrat d'apprentissage », soit au mieux dans notre exemple, sur les 7 premiers mois complets, plus deux jours au mois d’août uniquement.
💡Bon à savoir
Ce changement apparemment technique aura des impacts profonds sur le chiffre d’affaires des CFA, la gestion administrative, le suivi des présences, la facturation et l’optimisation des ressources.
La planification devient un enjeu de premier plan. Ce n’est plus seulement une fonction logistique, mais un levier de pilotage, de sécurisation des financements et de performance organisationnelle.
Et même si les modalités exactes doivent encore faire l’objet d’un décret, ce changement impose une rigueur nouvelle : chaque jour de formation compte, au sens propre comme au figuré !
Pour mettre en œuvre cette réforme, chaque contrat devra faire l’objet d’une attestation faisant figurer la présence journalière (et non plus mensuelle comme le requièrent les certificats de réalisation actuels) pour chaque échéance de facturation, permettant ainsi de calculer le montant du coût contrat qui sera effectivement versé.
Conçus pour accompagner les établissements de formation dans la complexité de leur mission, les logiciels YMAG ne se limitent pas à gérer administrativement vos apprenants. En intégrant les nouvelles règles de calcul du coût contrat, ils couvriront l’ensemble des besoins liés à la planification, au suivi, à l’individualisation des parcours et à la conformité réglementaire pour vous assurer d’appliquer un modèle de planification journalière maximisant le coût contrat perçu.
Par ailleurs, fini les tableurs Excel complexes et les relevés d’heures réalisés à la main. Avec une interface claire et des fonctions d’enregistrement en ligne, le responsable de formation peut visualiser les emplois du temps par groupe ou salle, anticiper les conflits de planification et ajuster en temps réel en cas d’absence d’un intervenant. La vue centralisée des ressources mobilisées facilite le suivi de chaque action de formation.
☑️ Résultat
Un gain de temps considérable, une réduction significative des heures de formation non réalisées et la capacité à attester de la présence de l’apprenti pour chaque journée de formation.
Dans un environnement où les contraintes réglementaires évoluent rapidement, anticiper et mutualiser peuvent vite devenir des enjeux majeurs. Les logiciels YMAG vous permettent de tester différents scénarios :
🔸Que se passe-t-il en cas d’absence d’un formateur sur plusieurs jours ?
🔸Est-il possible de compenser ces heures en mobilisant un autre intervenant ? Lesquels sont disponibles ? Ont-ils la compétence recherchée ?
🔸En fonction du nombre d’apprenants, peut-on mutualiser certaines séquences ?
Chaque simulation prend en compte les contraintes réelles : disponibilités, durées réglementaires, taux d’encadrement, capacité des salles. Cela permet une prise de décision rapide, éclairée, et surtout fondée sur des données tangibles. C’est un véritable avantage dans des périodes critiques comme la préparation de la rentrée scolaire ou l’adaptation à un nouveau décret.
En saisissant les contraintes (ressources humaines, matériels, priorités pédagogiques), le logiciel génère un emploi du temps cohérent, optimisé et conforme aux obligations légales.
Ce planning peut ensuite être ajusté manuellement si nécessaire. L'ensemble est diffusé en ligne, accessible à tout moment par les apprenants, les formateurs et les entreprises partenaires. Cette transparence renforce l’implication des acteurs et réduit les incompréhensions.
Vous êtes un CFA qui propose des formations en mixité de public ? Vous accueillez aussi bien des apprentis, que des stagiaires en contrat de professionnalisation ou encore des salariés dans le cadre de la PRO-A ? Si oui, tous vos apprenants n’ont pas à suivre la même durée de formation. Pour éviter de vous emmêler les pinceaux, de contrevenir aux durées de formations définies par les certificateurs, utiliser un logiciel de planification peut sauver votre année !
Mais individualiser les parcours ne doit pas être synonyme de complexité, du moins pas avec YMAG. Grâce à leur gestion modulaire, les logiciels permettent de construire des parcours à la carte, en mixant séquences collectives et individuelles.
Un apprenant peut suivre une partie du programme avec un groupe, être en accompagnement individualisé sur certaines compétences, ou avoir des horaires spécifiques liés à sa situation de handicap. Les solutions de gestion YMAG gèrent ces scénarios hybrides de manière fluide, sans multiplier les tâches administratives pour les équipes pédagogiques. Ces fonctionnalités sont très appréciées des CFA qui optent de plus en plus pour la mixité de statut pour équilibrer financièrement les formations qu’ils proposent.
Nos solutions logicielles ne s’arrêtent pas à la planification. Chaque action planifiée peut déclencher la génération automatique de documents administratifs : convention, contrat de vacation, relevé d’heures réalisées, livret de suivi en entreprise…
Cette interconnexion entre le profil du candidat, le déroulement de la formation, le suivi en entreprise, l’information sur les absences, est un gage de fiabilité, de conformité et de réactivité. C’est un aspect essentiel à l’heure où les audits et les exigences réglementaires se renforcent.
Grâce à des tableaux de bord personnalisables, les responsables de CFA accèdent à une mine d’informations : taux d’occupation des ressources, heures réalisées par formateur, taux d’encadrement, prévision de charge. Ces indicateurs facilitent les arbitrages, la répartition des ressources, l’ajustement budgétaire.
Mieux encore, ils permettent de repérer les déséquilibres : une salle sous-utilisée, un formateur en surcharge, un pic d’activité mal anticipé. Cette approche orientée données transforme la planification en un outil stratégique de pilotage.
Les équipes pédagogiques planifient les séquences selon les dates de formation, affectent les ressources, et ajustent à la marge si des modifications interviennent. L’ensemble est opérationnel bien avant la rentrée.
Une réforme impacte la durée de formation financée ? En quelques clics, les durées sont modifiées, les contrats ajustés, les parties prenantes informées, sans interruption de la continuité pédagogique.
En analysant les statistiques d’utilisation, une structure identifie qu’un formateur est sous-mobilisé sur un site. Elle peut alors réorganiser son emploi du temps pour renforcer l’accompagnement d’un autre groupe, évitant ainsi un recrutement externe.
Avec l’instauration du financement au jour effectif, le moindre écart de présence peut entraîner une perte de recette. Chaque journée non tracée, chaque absence non justifiée devient un risque financier. Cela implique une gestion rigoureuse, réactive et documentée.
Les outils YMAG permettent d’intégrer cette exigence sans complexifier le quotidien des équipes. Les attestations de présence sont générées automatiquement, les données sont consolidées pour chaque échéance de facturation, les justificatifs sont archivés.
En d’autres termes : le pilotage de la conformité devient un automatisme.
La réforme de l’apprentissage en 2025 place la planification au cœur de la stratégie des organismes de formation. Ce n’est plus un simple agenda, mais un outil de maîtrise budgétaire, de conformité réglementaire, de valorisation des ressources.
Fort des ses business units comme YMAG, le pôle Septeo Education est un allié technologique pour répondre aux défis actuels et futurs des CFA, OF et entreprises d’accueil : ils gagnent en visibilité, en efficacité et en capacité de réaction.
Si chaque jour compte, maîtriser la planification, c’est pérenniser son niveau d’activité !
