Arrivés le lundi 16 mars, jour même de la mise en place du dispositif de télétravail que nous avons adopté avec bienveillance en réponse à la pandémie du COVID-19, ce fût une journée d’intégration insolite pour Eric, Sony et Tanguy, nos 3 nouveaux collaborateurs et futurs formateurs YMAG.
En effet c’est le même jour que notre équipe d’experts déployait en un temps record les outils permettant de déplacer les postes de travail aux domiciles de la centaine de nos collaborateurs pour permettre d’assurer la continuité de l’ensemble des services auprès de nos 1800 établissements clients.
Les compétences que nous avons coutume de mettre au service de nos clients, nous les avons utilisées pour notre propre compte avec le même niveau d’exigences. C’est en effet l’équipe infrastructure « YMAG On Line » qui a orchestré avec brio cette transposition avec le concours de l’expérience acquise ces deux dernières années pour déployer notre plateforme d’hébergement et infogérer plus de 300 établissements de formation clients et 1500 utilisateurs quotidiens exploitant notre ERP YPAREO à distance.
Ainsi, dès le 17 mars, les 100 collaborateurs d’YMAG étaient pleinement opérationnels pour répondre aux nombreuses sollicitations de nos clients CFA et organismes de formation professionnelle soudainement confrontés aux problématiques de continuité de leurs dispositifs pédagogiques en télétravail. Aussi engagée qu’immédiate, avec l’efficacité et la réactivité qui nous caractérisent, notre réaction solidaire n’a pas tardé et nous avons proposé de mettre à disposition gratuitement l’environnement YPAREO Net-Pédagogie chez nos clients jusqu’au 30 juin.
A situation exceptionnelle, format d’intégration totalement inédit !
Agenda d’intégration bousculé pour nos « 3 nouveaux » le lundi 16 mars : premiers contacts avec le responsable du pôle formation et leurs tuteurs, découverte des locaux, réception du livret d’accueil, présentation éclair à l’ensemble des collaborateurs présents, passage furtif par le bureau communication le temps d’une photo, premières familiarisations aux outils de production internes, présentation du fonctionnement d’YMAG, des liens interservices, du coin café (avec les croissants de bienvenue -:)), rudiments de vocabulaire métier et première découverte de la solution logicielle YPAREO… Une journée d’une grande densité qui se clôturait par le confinement !
Dans ces conditions, il était de notre devoir d’échafauder la mise en place d’une approche pédagogique inédite pour assurer la montée en compétences de nos nouveaux formateurs en conservant la dimension humaine de notre processus d’apprentissage…
Assurer la continuité de l’intégration et l’esprit d’équipe malgré les « freins » liés au distanciel
Comme nous avons dû le proposer à certains de nos clients pour lesquels des actions de formation étaient planifiées de longue date, nous avons mis en place pour nos 3 nouveaux collaborateurs un parcours de formations à distance à l’environnement YPAREO. Nous avons utilisé nos solutions métiers usuelles (Cisco webex, Teamviewer, Microsoft Teams…) avec le concours de notre équipe de formateurs expérimentés.
Parallèlement, un rendez-vous quotidien en visioconférence a été instauré avec chacun de leur tuteur afin de faire un point de situation et répondre aux questions qui émergent au fur et à mesure de la découverte et de l’appropriation des règles métiers du monde de la formation professionnelle et des fonctionnalités YPAREO. En appui, notre équipe hotline a été également pleinement disponible pour répondre aux interrogations de nos « jeunes pousses ».
Un entretien hebdomadaire à distance a également été instauré avec Sandrine, notre responsable des ressources humaines, afin de suivre l’intégration des compétences et des valeurs l’entreprise.
Enfin, tous les jours, ils ont pu participer avec tous les collaborateurs YMAG aux « pauses café digitales » initiées et mises en place par nos services Communication et Relations Humaines. Moments de détente quotidiens d’une quinzaine de minutes, ils permettent de renforcer la cohésion des équipes, de rire, aussi, avec un temps de « décompression » bienvenu dans un contexte de confinement où la dimension humaine des relations prend tout son sens.
Une approche « d’E-INTEGRATION » sur laquelle nos 3 « néo-YMAGIENS » ont bien voulu s’exprimer.
Comment Eric, Sonny et Tanguy perçoivent-ils leur intégration ? Témoignages
Eric, formateur YPAREO nous livre son ressenti
" Lundi 16 mars, deux nouveaux collègues et moi-même avons intégré YMAG. L’accueil a été particulier, car nous étions en attente d’informations sur le début du confinement. Après une réunion avec le responsable du pôle Formateurs et la responsable des ressources humaines sur le fonctionnement de l’entreprise, la visite des locaux, la présentation aux collègues, les premières formations, la découverte du logiciel de production interne, nous avons, au même titre que l’ensemble des salariés de la société, quitté physiquement les locaux pour basculer en télétravail. Ce après avoir passé une seule journée dans les locaux dans l’entreprise !
Je tiens d’ailleurs à saluer la rapidité et le professionnalisme des équipes d’YMAG pour nous avoir permis de maintenir le processus de formation interne à travers la mise à disposition d’outils et solutions de travail à distance.
Depuis plus de 4 semaines, nous enchaînons les formations autour d’YPAREO, ses différentes composantes métiers et acquerrons un bagage théorique qui se solidifie de jour en jour. Quotidiennement, nous nous réunissons avec nos tuteurs à l’occasion de visioconférences et de rendez-vous annexes permettant d’échanger plus légèrement avec nos nombreux collègues.
Tous les ingrédients d’une intégration réussie sont réunis malgré le contexte pesant du Coronavirus. Il me tarde désormais de sortir de ce passage impératif par le confinement afin de me rendre sur le terrain et d’être confronté à des cas concrets au côté d’un formateur expérimenté pour commencer, avant de voler de mes propres ailes. "
Tanguy : formateur et hotliner YPAREO à temps partagé nous fait part de ses impressions
" L’accueil qui nous a été réservé a été très chaleureux. L’organisation qui a été mise en place pour nous permettre d’intégrer l’entreprise s’est adaptée pendant la journée du 16 mars, mais le nécessaire a été fait de sorte que l’on puisse être formés en télétravail.
Quelle réactivité de la part de l’équipe Infra !
Tout est fait pour que notre arrivée se passe dans les meilleures conditions possibles, malgré les contraintes extérieures existantes.
Pendant ces 3 dernières semaines nous avons été en contact tous les jours avec plusieurs personnes de l’équipe, que ce soit pour de la formation, pour répondre à nos questions, ou tout simplement pour se retrouver ensemble lors de temps conviviaux via les rendez-vous quotidiens qui ont été mis en place, ce qui est très appréciable quand on est nouveau ! "
Sonny, formateur YPAREO nous livre son ressenti
" Malgré une certaine appréhension due au contexte actuel, mon intégration s’est bien passée. En effet, j’ai vite été rassuré par l’efficacité et la réactivé de l’ensemble des équipes d’YMAG, qui nous ont proposé une solution efficiente pour suivre notre formation initiale en télétravail.
Pour ma part, j’espère être rapidement opérationnel afin de débuter pleinement cette nouvelle aventure au sein de l’ESN N°1 du secteur des solutions logicielles de gestion de l’apprentissage et de la formation professionnelle continue. "
Bienveillance, esprit d’équipe et engagement : 3 de nos valeurs intrinsèques
En ces temps troublés, nous sommes fiers de constater que nos équipes font preuve d’une grande ouverture d’esprit, de proactivité et d’un forte capacité d’adaptation. Pleinement engagées, elles relèvent au quotidien les challenges qu’imposent les nouvelles modalités d’exercice de l’activité professionnelle auxquelles nos clients et nous-mêmes sommes exposés.
Cet esprit d’équipe, hérité de notre histoire, nous le mettons d’abord au service de nos clients qui demeurent au cœur de nos préoccupations, mais il transpire aussi, en interne, dans la solidarité entre les collaborateurs.
Ce socle de valeurs donne un sens à l’ensemble de nos activités. Pendant ce temps d’immersion, nous faisons en sorte que nos 3 nouveaux collaborateurs formateurs s’en inspirent, malgré un contexte quotidien plutôt particulier.
Cinq semaines, bientôt, qu’ils auront intégré l’entreprise. Un mois qui, si l’on devait s’aventurer à faire un parallèle, pourrait quasi s’apparenter à un « mois de classe » !
En attendant votre prochaine rencontre avec Éric, Sony ou Tanguy, prenez soin de vous et de vos proches.
Nous sommes mobilisés à vos côtés.