Ce qui implique des changements significatifs au niveau de la prise en charge des OPCO où chaque jour de contrat compte. Le calcul du prorata journalier, la génération des échéanciers : ces évolutions, qui visent à apporter plus de précisions et d'automatisation dans la gestion administrative et financière des contrats d’apprentissage impliquent des changements majeurs dans les outils de suivi et de facturation.
Nos logiciels de gestion ont pris la mesure de ces évolutions réglementaires : ils calculent automatiquement, au prorata, le montant des NPEC en fonction du nombre de jours réels du contrat (prise en compte automatique dans vos dossiers) et génèrent les échéanciers selon la nouvelle règles des 40%, 30% ,20%, 10%.
💡Bon à savoir
Au 1er septembre, une nouvelle version du référentiel (NPEC) fixe les niveaux de prise en charge des contrats d’apprentissage. Grâce à la réactivité de nos équipes développeurs, cette mise à jour a été intégrée dans nos solutions logicielles en moins de 48 heures.
L'une des modifications les plus importantes concerne le calcul du prorata. Désormais, le prorata n'est plus calculé en mois, mais en jours. Cela met définitivement fin à l'ancienne règle stipulant que "Tout mois commencé est dû".
💡Exemple concret :
Un contrat de 12 mois et 3 jours sera pris en charge sur 368 jours et non plus 13 mois. Le calcul s'effectuera en comptant 3/365ème du NPEC annuel.
🎓 Cas particulier pour les années bissextiles
Bien que 366 jours soient comptabilisés, le prorata reste calculé sur 365 jours annuels. Ainsi, un contrat d'un an sur une année bissextile pourrait légèrement dépasser le NPEC annuel. Le système Ypareo est conçu pour ajuster automatiquement le montant total du contrat d'apprentissage en fonction de sa durée réelle en jours.
Le mode de génération des échéanciers dépend de la durée et des spécificités du contrat. Le décret n° 2025-585 du 27 juin 2025 prévoit d'ailleurs une modification des modalités de génération des échéanciers vers un schéma 40%, 30%, 20%, 10%.
Voici un aperçu des principaux cas :
Pour ces contrats, l'échéancier reste basé sur deux échéances :
◦ La première échéance correspond à 50% du NPEC annuel.
◦ La deuxième échéance, dite de solde, est un prorata temporis en fin de contrat.
💡Exemple :
Pour un NPEC de 7299€ et un contrat de 11 mois et 21 jours (soit 355 jours) :
▪ Total contrat : 7299€ / 365 * 355 = 7099,0274€.
▪ Première échéance (50% du NPEC) : 7299€ / 2 = 3649,5€.
▪ Solde (prorata) : 7099,0274€ - 3649,5€ = 3449,53€.
Dans ce cas, l'échéancier généré suit une règle de quatre échéances :
◦ Échéance 1 : 40%.
◦ Échéance 2 : 30%.
◦ Échéance 3 : 20%.
◦ Échéance 4 (solde) : 10%, positionnée à la date de fin de contrat. Le total du contrat est alors égal au NPEC annuel.
Pour tous les contrats en années entières, sans prorata en jours, le principe est identique au contrat d'un an. Le financement suit le schéma 40%-30%-20%-10% pour chaque année complète. Une échéance de solde de 10% est détachée de la troisième échéance à la fin de chaque année.
Si un contrat dure, par exemple, 24 mois et 6 jours, Ypareo applique les règles classiques (40-30-20-10) pour les années complètes. Pour la durée restante, si le prorata temporis est inférieur à 10% du NPEC annuel :
◦ Le montant du prorata est intégré dans une dernière échéance de solde de 10%.
◦ Cela peut entraîner l'apparition de deux échéances de solde à 10% consécutives à la fin de l'échéancier, ce qui est considéré comme normal.
💡Exemple
NPEC 7299€, contrat 24 mois et 6 jours. Solde de 10% = 729,90€. Prorata pour 6 jours : 7299€ / 365 * 6 = 119,98€. Comme 119,98€ est inférieur à 729,90€, il sera intégré à une échéance de solde de 10%.
Pour un contrat de, par exemple, 25 mois et 26 jours, les années complètes suivent la règle 40-30-20, plus 10% de solde pour chaque année. Si le prorata temporis pour la durée restante dépasse 10% du NPEC annuel :
◦ Ypareo génère deux échéances distinctes :
▪ Une première échéance correspondant à 10% du NPEC annuel.
▪ Une seconde échéance couvrant le solde du prorata temporis (la différence restante).
💡Exemple
NPEC 7299€, contrat 25 mois et 26 jours (soit 56 jours pour le prorata de la troisième année). Solde de 10% = 729,90€. Prorata pour 56 jours : 7299€ / 365 * 56 = 1119,85€. Comme 1119,85€ est supérieur à 729,90€, il y aura une échéance de "Prorata temporis" de (1119,85€ - 729,90€) = 389,95€, suivie d'une dernière échéance de solde de 10%.
Il est important de noter que malgré ces nouvelles règles, les pratiques de prise en charge des échéanciers varient encore selon les OPCO. Deux méthodes principales sont en vigueur :
Le passage à un prorata journalier plus fin et la multiplication des échéances (jusqu'à 4 par an) peuvent retarder le paiement dans certains cas, d'où :
– L'importance d'une gestion rigoureuse des relances sur les échéances OPCO pour éviter les impayés.
– L'intérêt d'optimiser le pilotage de la trésorerie à court et moyen terme, notamment pour les CFA gérant beaucoup de contrats d'apprentis avec des durées variables.
La nouvelle règle encourage plus de rigueur dans :
– La saisie immédiate des dates exactes de début et de fin dans les logiciels gestionnaires.
– La vérification systématique des avenants modifiant la durée des contrats et leur prise en compte en temps réel dans les interfaces de suivi.
– La synchronisation entre la gestion pédagogique et le service financier pour éviter des écarts liés aux dates.
Ces évolutions s'inscrivent dans un cadre réglementaire plus large visant à améliorer la gestion et le financement des actions de formation par apprentissage.
Nos outils évoluent avec la réglementation grâce à la mobilisation et à l’expertise de nos équipes pour délivrer des solutions ou la richesse fonctionnelle fait la différence. Pour les CFA/OFA, il est essentiel de bien comprendre ces mécanismes pour assurer une gestion conforme et optimisées de vos dossiers.
