Ça y est, septembre arrive à son terme, la rentrée est passée pour bon nombre d’entre vous... Loin d’être uniquement une période de reprise, la rentrée concentre des enjeux administratifs, financiers et pédagogiques qui conditionnent le bon déroulement du reste de l’année.
D’autant qu’avec les évolutions récentes de l’apprentissage, vos équipes ont sans doute besoin de quelques rappels et de conseils pratiques, et pour cela vous savez pouvoir compter sur votre éditeur de logiciel Ymag !
Ce nouvel article propose une lecture structurée des principaux points de vigilance, assortie de recommandations pragmatiques pour lesquelles nos solutions de gestion seront des facilitateurs de rigueur et de transparence.
Anticiper les obligations, sécuriser les procédures et instaurer des pratiques de coopération solides sont autant de leviers pourtransformer cette période chargée en opportunité de professionnalisation.
🍿 Spoiler
Vous allez gagner du temps, éviter des sueurs froides et peut-être même retrouver le plaisir de boire un café chaud sans interruption.
La rentrée engage immédiatement une série de formalités quistructurent le cadre légal et financier de la formation :
Commençons par les candidats sans contrat que vous avez recrutés, avez-vous pensé à leur faire signer le CERFA« stagiaire de la formation professionnelle » ? Ce document permet de couvrir les candidats à l’apprentissage qui n’ont pas encore signé de contrat à leur entrée en formation ainsi que ceux qui ayant été sous contrat d’apprentissage voient celui-ci rompu en cours d’année. Il permet une couverture sociale et donne un statut avant la signature d’un contrat. Sa mise en place rapide estessentielle pour éviter tout vide juridique.
💡 Notre conseil
Vous n’avez pas à le transmettre à un organisme mais à leconserver en cas de contrôle ou d’accident sur le lieu de formation ou de trajet.
➕ Petit plus
En cas de signature d’un contrat d’apprentissage dans les 3mois qui suivent l’entrée en formation, la période sans contrat pourra être prise en charge de manière rétroactive par l’OPCO en charge du financement dela formation.
Grâce aux solutions de gestion Ymag, vous pouvez faire remplir vos contrats d’apprentissage directement en ligne par vos entreprises partenaires, les compléter ensuite, remplir la convention pédagogique et financière et transmettre l’ensemble directement aux 11 OPCO avec lesquels vous travaillez grâce à l’interconnexion de ces derniers avec nos solutions.
Une fois les contrats transmis et les prises en charge reçues, il sera temps de facturer. Un logiciel de gestion avec une interconnexion permet d’automatiser cette étape et d’éviter les retards de trésorerie.
💡 Notre conseil
Une transmission fluide des contrats est le gage d’une validation au fur et à mesure, d’une émission des prises en charge régulière qui vous permet de commencer à facturer au plus vite la première échéance (40%de la prise en charge annuelle).
Certains apprentis auront rapidement besoin d’attester de leur statut, pensez à éditer leur carte étudiant des métiers ou en attendant fournissez-leur une « Attestation d’entrée en formation » s’ils ont des démarches à effectuer pour renouveler une prestation oubénéficier d’un avantage lié à leur statut.
Avez-vous pensé aux prestations annexes au contrat d’apprentissage ? Ces prestations telles que le premier équipement, l’aide au permis, la prime région, majoration liée au handicap… doivent être anticipées afin que l’apprenti puisse bénéficier rapidement des aidesauxquelles il peut prétendre.
💡 Notre conseil
Le 1er équipement est celui nécessaire à lapoursuite de la formation en CFA, pas l’équipement nécessaire en entreprise. Ilest finançable au réel dans la limite de 500 € par les OPCO et est facturabledès la 1ère échéance. Vous pouvez retrouver ici l’ensemble des aides mobilisables pour les apprentis : récapitulatifdes aides accessibles aux apprentis
Depuis le 1er juillet 2025, une participation obligatoire des employeurs pour les formations de niveau Bac+3 est facturée par les CFA. Cette évolution implique une révision en amont des conventions pédagogiqueset financières afin d’intégrer cette contribution et d’informer les entreprises partenaires.
💡 Notre conseil
Pensez à former vos équipes de facturation car les OPCO déduiront directement ce montant de la prise charge globale octroyée et ce dèsla 1ère échéance. Pensez à formaliser vos procédures de relances et de recouvrement auprès des entreprises.
Avez-vous identifié vos apprentis en situation de handicap afin de les accompagner au mieux et leur permettre de bénéficier de matériel adapté grâce à la majoration du coût contrat ?
💡 Notre conseil
Identifier les besoins particuliers dès la rentrée est une condition d’égalité des chances dans le suivi de la formation. La procédure s’articule en trois temps : recueil de la RQTH ou d’un équivalent - Analysedes besoins avec le référent handicap (Pour vous y aider voici le lien vers la grille d’évaluation des besoins AGEFIPH) - Transmission au CFA pour mobilisation de la majoration de coût contrat parl’OPCO.
➕ Petit plus
Cette démarche exige rigueur et coordination. Nos solutions de gestion permettent, grâce à la centralisation des informations, d’identifier laqualité de travailleur en situation de handicap dès l’inscription du candidat, de mobiliser la majoration du coût contrat auprès de l’OPCO et de faire ainsi financer rapidement une aide humaine ou matérielle dans la limite de 4000 €par an !
L’efficacité de l’apprentissage repose sur une articulation claire entre l’entreprise, l’apprenti et le CFA.
Pour y arriver, nos solutions de gestion permettent d’activer quelques leviers structurants, dont voici les incontournables de rentrée auxquels vous avez dû penser :
Donner accès aux informations clés à l’ensemble desacteurs concernés, par le biais d’un logiciel de gestion, permet de travailler de concert et en toute transparence avec vos partenaires.
🔹Du côté du CFA, l’organisation pédagogique est balisée, les jours de formation comptabilisés pour pouvoir être facturés (réforme du financement au prorata temporis journalier) et les ateliers d’accompagnement à la recherche d’employeurs identifiés (particulièrement utiles le jour de l’audit pour prouver que vous avez bien rempli vos obligations d’accompagnement des candidats sans contrat…Voir ici les 14 obligations des CFA inscrites dans le code du travail.)
🔹 Du côté de l’apprenti la mise à jour et la diffusion des emplois du temps et informations concernant son parcours luioffre lisibilité et prévisibilité.
🔹 Du côté de l’entreprise, le temps passé en CFA étant considéré comme du temps de travail, l’employeur peut suivre l’assiduité de son salarié ainsi que sa progression tout au long de son parcours. La qualité du dialogue tripartite étant déterminante pour prévenir les ruptures et favoriser la réussite des parcours, un logiciel qui permet de s’informer en toute transparence permet d’identifier les premiers signes de décrochage et d’en limiter les effets.
Réunir les maîtres d’apprentissage dès le début d’année permet de clarifier les rôles de chacun et de poser le cadre de l’accompagnement. Les maîtres d’apprentissage ont besoin d’avoir un référent pédagogique en CFA,de bien comprendre l’organisation de la formation et d’être accompagnés dans la répartition des compétences à acquérir en entreprise. Grâce à nos solutions de gestion vous pourrez partager avec eux les référentiels de certification à partir desquels ils pourront élaborer leur parcours d’accompagnement enentreprise.
Mettre en place un livret de suivi dématérialisé, est un des autres outils de cette relation pédagogique tripartite dans la mesure où il contribue à garantir un suivi régulier et partagé des acquis et de laprogression de l’apprenti. Idéalement, il est aussi un support que les formateurs en CFA consultent à chaque retour d’entreprise afin d’enrichir leurs interventions des situations professionnelles rencontrées. Du côté de l’entreprise, c’est aussi un outil essentiel du maitre d’apprentissage puisqu’il lui permet de prendre connaissance des points particuliers àtravailler avec l’apprenti.
Mettre en place une check-list partagée entre services administratifs et pédagogiques
Organiser des points de coordination réguliers afin de fluidifier les échanges.
Adopter une logique d’anticipation : ce qui est traité dès septembre ne se transformera pas en problème en novembre. Mobiliser unlogiciel de gestion comme outil de fiabilité et de transparence.
Chaque rentrée représente un véritable pic d’activitépour les CFA : finalisation et transmission des contrats, suivi des prises encharge par les OPCO, mobilisation des aides pour les apprentis, mise en place du suivi pédagogique… Autant de tâches qui peuvent rapidement devenir chronophages si elles ne sont pas organisées avec rigueur. C’est précisément à ce stade que les outils numériques apportent une réelle valeur ajoutée.
En s’appuyant sur un logiciel de gestion spécialisé, un CFA peut automatiser les processus administratifs, centraliser l’ensembledes informations utiles et fluidifier la circulation des données entre ses équipes, les entreprises partenaires et les financeurs. L’enjeu ne se limite pas à un simple gain de temps : il s’agit aussi de fiabiliser chaque étape, de réduire les erreurs et d’assurer une transparence indispensable vis-à-vis des apprentis comme des partenaires institutionnels.
✔️ Automatiser la facturation et les échanges avec les OPCO
✔️ Centraliser les documents administratifs et justificatifs
✔️ Fluidifier la communication entre CFA, entreprises et apprentis
Bien sûr un logiciel de gestion ne résout pas les équations humaines, mais il évite au moins les erreurs « d’arithmétique administrative ». Avec méthode, anticipation et appui technologique raisonné, la rentrée n’est plus synonyme de fébrilité mais elle peut être lepoint de départ d’une performance durable au service des apprentis, des entreprises et des CFA.
N’oubliez pas de télécharger notre check-list et de la lire tranquillement en sirotant votre café chaud puisque grâce à nous vous en avez le temps!
