Comment structurer et automatiser efficacement le parcours alternant pour gagner en efficacité, tout en garantissant la conformité et la satisfaction des parties prenantes ? Voici un panorama complet des enjeux, bonnes pratiques et solutions techniques.
L’apprentissage poursuit sa dynamique en France, avec une progression de 3,2 % des entrées en apprentissage en 2024, soit 878 871 nouveaux contrats signés. Au 31 décembre 2024, on comptait 1 042 543 apprentis, un record historique, confirmant l’attractivité et le rôle structurant de l’alternance pour l’insertion professionnelle des jeunes. Pour 2025, l’objectif gouvernemental est fixé à 849 281 nouveaux contrats, un chiffre qui reste très élevé malgré une légère baisse prévue.
💡Bon à savoir
Parallèlement, France Compétences prévoit d’investir plus de 9,6 milliards d’euros dans les formations en alternance en 2025, sur un budget global de 15,1 milliards pour la formation professionnelle.
Ce contexte de massification s’accompagne d’une exigence accrue en matière de qualité, de traçabilité et de conformité, notamment avec la pression des labels comme Qualiopi.
La gestion administrative de l’alternance est devenue un véritable casse-tête. Entre la réforme de l’apprentissage, la diversification des modes de financement, la participation accrue des employeurs, et la pression de certifications comme Qualiopi, la charge de travail s’alourdit chaque année. Les équipes pédagogiques et administratives passent trop de temps sur des tâches répétitives, au détriment de l’accompagnement des apprenants.
Elle permet de simplifier l’ensemble du cycle, de l’inscription à la certification, grâce à la dématérialisation des documents et à l’automatisation des échanges avec les OPCO. Les plateformes interconnectées, capables de synchroniser les données en temps réel, évitent les doubles saisies et fiabilisent l’information. Résultat : un gain de temps considérable pour les équipes, une meilleure sécurisation des données, et une réduction du risque d’erreur.
Le suivi pédagogique constitue la colonne vertébrale du parcours alternant. Il doit être lisible, partagé et conforme, quel que soit le type de formation (alternance, stage, AFEST, formation continue). Un cadre robuste et transparent s’impose, afin que chaque partie prenante – apprenant, entreprise, tuteur, équipe pédagogique – sache précisément son rôle et puisse s’engager pleinement.
Les plateformes modernes proposent des interfaces intuitives pour tous les acteurs, des notifications automatiques pour rappeler les échéances importantes (validation de compétences, préparation d’entretiens…), et une adaptation aux réalités du terrain (calendrier des rendez-vous, gestion des absences et retards). Cette transparence renforce l’implication des entreprises et limite les risques de décrochage des alternants.
Automatiser ne signifie pas tout déléguer à la machine. L’objectif est de libérer du temps sur les tâches sans valeur ajoutée pédagogique – relances, rappels de rendez-vous, mises à jour de planning, gestion des absences – tout en conservant la main sur les actions sensibles, comme la validation des compétences, qui requièrent une appréciation humaine.
Comment s’y prendre ?
Il s’agit d’identifier précisément les tâches répétitives et sans risque, puis de les automatiser via une plateforme. Les relances automatiques, la synchronisation des plannings, ou encore le suivi des absences permettent de fluidifier le quotidien. Les équipes peuvent alors se concentrer sur l’accompagnement personnalisé, la pédagogie et la résolution des situations complexes.
La qualité et la traçabilité sont devenues des enjeux centraux, aussi bien pour les financeurs que pour les organismes de formation. Les labels comme Qualiopi exigent des preuves concrètes d’un suivi rigoureux et d’un impact réel sur la montée en compétences des apprenants.
La plateforme numérique devient un véritable allié.
Elle permet de personnaliser chaque parcours (calendriers individuels, questionnaires adaptés, suivi des compétences), de centraliser toutes les données, et d’offrir une vision claire du suivi grâce à des tableaux de bord et des indicateurs précis. L’extraction des preuves (PDF, Excel) se fait en un clic, facilitant la préparation des audits et la démonstration de l’impact pédagogique. La plateforme place tous les acteurs sur un pied d’égalité, avec des accès dédiés et une information disponible à tout moment.
🔸En 2024, 1 042 543 apprentis étaient en formation, un chiffre en hausse de 2,6 % sur un an
🔸Près de 9,6 milliards d’euros investis par France Compétences dans l’alternance en 2025
🔸Le chiffre d’affaires des organismes de formation a atteint 28,7 milliards d’euros en 2023, en hausse de 3 %
☑️ Impliquer toutes les parties prenantes dès la conception du process (apprenants, tuteurs, entreprises, parents).
☑️ Digitaliser l’ensemble du cycle de gestion : de l’inscription à la certification, en passant par le suivi pédagogique et la gestion administrative.
☑️ Automatiser les tâches répétitives sans déléguer les actions à forte valeur ajoutée humaine.
☑️ Centraliser et sécuriser toutes les données sur une plateforme unique, avec des accès différenciés et personnalisés.
☑️ S’appuyer sur des outils interconnectés pour éviter les doubles saisies et garantir la fiabilité des informations.
☑️ Piloter l’activité via des tableaux de bord et des indicateurs de suivi, pour démontrer l’impact pédagogique et répondre aux audits Qualiopi.
☑️ Prévoir une extraction facile des preuves et des documents pour les contrôles et les audits.
La structuration et l’automatisation du parcours alternant ne sont plus une option mais une nécessité pour les CFA et les centre de formation. Face à la massification de l’alternance, à la complexification réglementaire et à l’exigence de qualité, les solutions numériques apportent une réponse concrète, robuste et évolutive. En centralisant les données, en automatisant les tâches répétitives et en impliquant tous les acteurs, elles permettent de gagner du temps, de sécuriser les processus et d’accompagner efficacement la montée en compétences des apprenants.
La digitalisation du parcours alternant, c’est aussi la garantie d’une meilleure traçabilité, d’une conformité facilitée et d’une expérience utilisateur optimisée, au service de la réussite collective de l’apprentissage en France.
