Les congés d’été se terminent pour la grande majorité des collaborateurs YMAG et c’est une pré-rentrée à l’atmosphère très particulière qui se dessine en ce mercredi 19 août. En effet, voici 5 mois que le télétravail était institutionnalisé pour tous les collaborateurs de l’entreprise. L’heure du retour au présentiel a sonné !
Depuis le 17 mars, tous nos processus métiers ont été adaptés, et même réinventés pour certains, afin d’assurer la continuité de nos engagements vis-à-vis de nos clients prestataires de formation, tout en garantissant la sécurité de nos forces vives et de leurs familles.
Pour la reprise d’activité présentielle, nos locaux situés dans le parc d’activités de VALMY à Dijon, ont été aménagés avec toute la rigueur requise en appréhendant les risques. Gestes barrières, distanciation, espaces de travail aménagés, plan et sens de circulation, masques, gels hydroalcooliques, désinfection des postes de travail… Tout a été pensé collégialement par l’équipe de direction, les ressources humaines et les référents SST afin de permettre une reprise dans la sérénité.
Avant la crise, nous avions commencé à expérimenter le télétravail. La situation sanitaire a clairement accéléré la tendance puisque nous proposons désormais à nos salariés, sur la base du volontariat, d’adopter ce dispositif dans la limite de 2,5 jours par semaine.
Veiller à la satisfaction et à l’accompagnement de nos clients prestataires de formation
C’est une constante, le leitmotiv au cœur de nos valeurs : accompagner et satisfaire nos clients selon un niveau d’exigences élevé. Dans un contexte d’activité extrêmement soutenue, nous devons y veiller pour conforter notre position de leader du marché des solutions digitales d’optimisation des processus de l’activité formation.
Dès les premières heures du confinement, notre équipe infra a fait étalage en interne de son expertise métier pour déployer des solutions techniques permettant à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise de disposer d’outils permettant d’assurer à distance leurs missions au quotidien.
Dépourvus de solutions logicielles adaptées au « distance-learning », et permettant d’assurer la continuité des dispositifs pédagogiques auprès de leurs apprenants et apprentis, certains de nos clients prestataires de formation se sont retrouvés en difficulté face à la situation inédite qui se présentait. Fidèles à nos valeurs d’engagement, nous les avons accompagnés en leur proposant notamment de déployer gratuitement notre solution de WEB PEDAGOGIE.
Une initiative qui a été saluée par celles et ceux qui ont pu la mettre en œuvre afin d’intégrer une modalité distancielle à leurs process d’apprentissage.
A situation sanitaire fragile, entreprise Agile
Durant les cinq derniers mois, nos équipes ont su faire preuve de fortes capacités d’adaptation et nous avons appris et progressé collectivement dans l’accomplissement de nos missions.
Nous avons digitalisé notre quotidien :
- E-réunions,
- Visioconférences métiers,
- Cafés virtuels,
- Moments détente digitalisés…
Autant d’expériences qui nous ont permis de sortir de nos zones de confort, de nous remettre en question, en adoptant de nouveaux comportements, pour in fine, progresser et devenir plus agiles.
Transformation des usages et digitalisation de l’activité formation : challenge relevé
Depuis la mise en œuvre de la réforme de la formation professionnelle, nous connaissons un surcroit d’activité très important. Outre nos équipes de développement qui ont fait considérablement évoluer les logiciels, l’activité « formation » est en forte croissance.
Ces derniers mois, Il nous a donc fallu assurer la continuité de nos actions de formation en les digitalisant. A pieds d’œuvre, l’équipe de nos 20 formateurs a fait preuve d’une très grande capacité d’adaptation pour parvenir à transformer très rapidement et en profondeur l’approche pédagogique.
Cette tendance à la transformation digitale de notre modèle a également eu pour effet d’intensifier la production de vidéos et supports dématérialisés permettant aux organismes de formation clients de disposer de contenus de qualité sur la plateforme LEARNYMAG.
Nous menons actuellement des réflexions sur l’organisation de parcours de formation en « Blended Learning » et même des contenus vidéo 100% FOAD pour des modules particuliers du logiciel dont nous pensons qu’ils peuvent être entièrement suivis en ligne.
Les développements de l'ERP YPAREO en phase avec les roadmaps
Rapidement, la crainte de retards induits par la situation sanitaire a été écartée.
Pilotées par nos 3 responsables de projet expérimentés, nos équipes de développeurs ont également fait preuve d’adaptabilité et de réactivité. Les projets YPAREO en cours ont pu être menés à bien, conformément aux rétroplannings qui avaient été établis.
De nouvelles fonctionnalités ont de ce fait été livrées. C'est ainsi qu’au mois de mai, le module facturation d’YPAREO a été ajusté et enrichi de sorte qu'il permette de gérer avec davantage de précision et souplesse les nouvelles règles de financement de l'apprentissage.
L'accélération vertigineuse des dispositifs pédagogiques en distanciel nous a également confortés dans notre stratégie d'interopérabilité entre YPAREO et les LMS. Nos API permettent désormais de communiquer avec toute plateforme e-learning afin de gérer dans YPAREO les temps passés en FOAD. Une fonctionnalité particulièrement bienvenue dans le contexte actuel !
Mise en production fin juillet, la mise à jour V3.8.15 de l’ERP propose une gestion collaborative de l’enregistrement du contrat d’apprentissage en permettant aux entreprises de disposer d’un environnement Online de saisie du contrat CERFA Apprentissage en complément de l’outil de gestion du CFA.
Enfin, dans la veine des fonctionnalités logicielles attendues, on peut également citer l’intégration de la signature électronique des factures qui s’inscrit pleinement dans la transformation numérique des processus.
Les versions à venir s’annoncent également prometteuses. Comme vous pouvez le constater, nos équipes sont particulièrement prolifiques.
Muter pour conforter notre leadership
Depuis plus de 35 ans désormais, nous sommes le partenaire privilégié des acteurs de la formation dont nous accompagnons les développements au quotidien.
La période que nous venons de vivre a provoqué de nombreux bouleversements. Elle a induit d’inévitables mutations, et une forte tendance à la digitalisation. C’est assurément un « nouveau présent » et un futur différent qui se dessinent.
Nous relevons tous ces défis au quotidien. Les 2000 établissements prestataires de formation qui sont équipés de nos logiciels peuvent compter sur l’engagement sans faille et la totale mobilisation de nos équipes dont l’objectif est de maintenir le haut niveau de satisfaction qui nous a permis de nous affirmer comme le leader des services numériques de la formation professionnelle et de l’apprentissage.
Frédéric CHOLLET, Président.