La mise en place de la réforme de la formation professionnelle et de l’apprentissage a engendré de très nombreux bouleversements et impacts dans les organisations des organismes de formation, parmi lesquels la suppression de l’enregistrement des contrats CERFA Apprentissage (FA13) par les chambres consulaires.
Nous disposions depuis des années d’un module "YPAREO Contrat" permettant, à partir des informations présentes dans l’ERP YPAREO, de préremplir et éditer le CERFA Apprentissage avec les éléments déjà présents, évitant ainsi aux entreprises partenaires des CFA de remplir le document papier ou de saisir les informations dans un formulaire.
Déployé chez bon nombre de nos clients CFA, ce module "YPAREO Contrat" permettant tout autant d’établir les contrats d’apprentissage que contrats de professionnalisation (EJ20) a dans un premier temps été complètement révisé pour permettre de gérer le CERFA N°10103*07 (FA13) selon les nouvelles modalités 2020 en vigueur.
La mise à jour logicielle livrée il y a quelques semaines est venue compléter les nombreuses fonctionnalités existantes en permettant des interactions dématérialisées entre les acteurs. Désormais, l’entreprise va pouvoir accéder à un portail web sécurisé pour visualiser le CERFA et compléter si besoin la saisie en ligne des informations non maitrisées par le CFA !
Une avancée considérable très attendue par nos clients acteurs de l’apprentissage. Explications.
Exit les saisies chronophages et les allers-retours entre le CFA et l’entreprise !
Partant du constat que trop souvent des informations relatives au contrat d’apprentissage sont manquantes ou encore erronées (avec toutes les conséquences que cela peut avoir en plus l’aspect chronophage : erreur sur l’OPCO qui doit prendre en charge le contrat, validation tardive du contrat…), nous avons développé un Portail web collaboratif très efficient qui permet désormais à l’entreprise de visualiser, compléter (ou modifier) directement en ligne les informations inscrites au CERFA la concernant.
A la clé, de multiples bénéfices pour le Centre de Formation d’Apprentis :
- Une gestion rapide et sécurisée des contrats d’apprentissage,
- La mise à disposition d’un dispositif asynchrone adapté aux contraintes de l’entreprise,
- Une accélération de l’édition des contrats CERFA et de leur transmission à l’OPCO,
- Un déclenchement plus rapide du processus de financement selon les nouvelles modalités au coût contrat…
CERFA Apprentissage Online : un processus simplifié et des gains de temps conséquents
Depuis le 29 juillet 2020, date à laquelle la version 3.8.15 d’YPAREO a été mise en production, les gestionnaires des contrats au sein du CFA peuvent désormais communiquer simplement au(x) destinataire(s) concerné(s) dans l’entreprise (dirigeant, maitre(s) d’apprentissage...) des accès sécurisés au Portail CERFA Online.
Une fois connecté, l'interlocuteur entreprise peut ainsi examiner les informations pré saisies, et apporter les modifications qui s’imposent si cela s’avère nécessaire. Après l’édition du contrat, les données demeurent accessibles en visualisation uniquement. Automatiquement stocké dans la GED au moment de l’édition, le contrat d'apprentissage est alors disponible et téléchargeable depuis l'interface Online du Portail CERFA Entreprise.
En retour, du côté d’YPAREO au CFA, l'utilisateur accède à une vue exhaustive des différentes actions réalisées Online par les entreprises, ces dernières étant historisées dans une fenêtre dédiée de l’ERP. Particulièrement efficient pour assurer le suivi de chaque dossier en mode collaboratif et accélérer ainsi la transmission à l’OPCO en charge du financement selon les nouvelles modalités au « coût contrat ».
De futures évolutions logicielles de l'interface CERFA Online déjà programmées dans une version 2...
Une feuille de route de la génération 2 du CERFA Online a déjà été tracée. Il est prévu dans de futures versions de l'interface que les pièces justificatives puissent être directement déposées en ligne, ou encore que la signature du contrat par les parties soit entièrement dématérialisée...
CFA, Entreprises, OPCO : une tendance à la dématérialisation des processus
Nous envisageons d'automatiser et dématérialiser les processus entre OPCO et CFA et ainsi éviter aux acteurs concernés les saisies redondantes. Dans cette perspective, même si la crise du COVID-19 a malheureusement décalé les projets, nous avançons dans les spécifications des interfaces avec des opérateurs de compétences...
L’ensemble du collectif YMAG souhaite, aux personnels, formateurs et apprenants de nos 2000 organismes de formation professionnelle et CFA clients équipés du logiciel YPAREO, ainsi qu’à l’ensemble des établissements de formation de notre territoire, une bonne rentrée.