Depuis la fin de l’année 2020, nous travaillons avec 4 OPCO pilotes, OPCommerce, Atlas, OPCO EP, OCAPIAT, sur la dématérialisation des dossiers d’apprentissage ainsi que les échanges de données financières entre Opérateurs de Compétences et CFA.
Un objectif commun : digitaliser les processus entre les acteurs de l’apprentissage
Très attendus par l’ensemble des parties prenantes, ces travaux s’inscrivent dans un vaste plan de digitalisation des processus visant à faciliter et sécuriser les échanges entre les acteurs de l’apprentissage.
Fin juillet, et après plusieurs mois d’ateliers métiers, techniques et de développements tant du côté des OPCO que d’YMAG, nous avons présenté au groupe projet la première version de l’ERP YPAREO intégrant l’envoi des dossiers d’apprentissage (données du CERFA) ainsi que les échanges de données financières (récupération depuis le système d’information des OPCO des échéanciers de facturation, envoi aux OPCO des factures).
Cette première version du logiciel a été mise à disposition de 3 CFA pilotes sélectionnés par les OPCO et chargés d’en tester les fonctionnalités.
CCI, CMA et UIMM : les réseaux pilotes au cœur des tests entre YPAREO et les OPCO
L’occasion de vivement remercier la CCIP, la CMA24 et le CFAI59 pour leur engagement et les nombreux tests et retours qu’ils ont réalisés. Ils ont notamment permis d’identifier quelques dysfonctionnements et un certain nombre de points à peaufiner et à améliorer.
Tests dont, dans ce premier acte, le périmètre couvrait tant le volet sécurité que la validation des données échangées autour du CERFA et des factures.
Envoi de la convention de formation avec le flux CERFA et gestion des états des dossiers
Malgré un effectif réduit lié à la période des congés, les équipes d’YMAG et des OPCO sont restées mobilisées et ont poursuivi les développements permettant de débuter la 2ème phase de tests. Ces derniers porteront plus particulièrement sur l'envoi de la convention de formation avec le flux CERFA, la gestion des états des dossiers et l’automatisation des échanges de données.
Une mise à disposition aux CFA de la mise à jour YPAREO intégrant les flux Apprentissage en deux temps
Les objectifs que nous nous étions fixés sont en passe d’être atteints, avec une mise en production progressive auprès de l’ensemble des CFA équipés d’YPAREO, et avec les OPCO ayant mis en œuvre les flux dématérialisés.
- La 1ère étape consistera à livrer dès la mi-septembre une mise à jour de version, la V3.14, d’YPAREO intégrant les échanges de données des dossiers (données du CERFA et convention de formation). Nous organiserons prochainement un webinaire client pour présenter à l’ensemble des utilisateurs du logiciel concernés le fonctionnement et les apports de ce processus dématérialisé.
- La 2ème étape concernera plus particulièrement le volet facturation. Notre équipe métier doit encore ajuster le fonctionnement d’YPAREO pour faire en sorte qu’il permette de générer de manière totalement automatisée les certificats de réalisation des apprentis lors de la facturation et les envoyer dans les flux aux OPCO. Ces nouvelles fonctionnalités seront livrées en octobre. Une nouvelle mise à jour de version, la V3.15, sera alors mise en production, donnant accès à l’intégralité du processus dématérialisé.
CFA : l’heure de la dématérialisation complète de la gestion du contrat CERFA Apprentissage a sonné
Fluidifier, automatiser et sécuriser... Nous y sommes !
D’ici octobre 2021, la solution métier YPAREO sera en mesure de proposer aux centres de formation d’apprentis un processus fluide et abouti permettant une gestion totalement dématérialisée allant de la saisie du contrat CERFA, à sa signature numérique (via le module YSIGN), puis à la transmission à l’OPCO (avec la convention de formation) pour instruction et récupération de l’engagement (échéancier et facturation) afin de transmettre la facture et le certificat de réalisation.
Il nous tarde de livrer à nos 1.200 CFA équipés du logiciel les dernières briques de nos travaux et de vous en présenter le fonctionnement à travers les prochains webinaires à venir.